Aggiungere un sottoreport ad un report con Access

Impariamo come aggiungere un sottoreport ad un report di access con Microsoft Access.

Per creare rapidamente un report associato alle informazioni contenute in una tabella o in diverse tabelle collegate, si può usare una creazione guidata.

I report, tuttavia, includono spesso più insiemi di informazioni associate all’argomento del report, ma non necessariamente associate fra loro.

Un report potrebbe, per esempio, includeregrafici, fogli elettronici e altri tipi di informazioni che riguardano diversi reparti o attività dell’azienda oppure potrebbe includere informazioni che riguardano la produzione, la distribuzione, le vendite, iricavi e particolari progetti aziendali.

Tutti questiargomenti sono associati all’attività dell’azienda, ma non si adattano perfettamente alla struttura di un singolo report di Access.

Una possibile soluzione a questo problema è crearereport separati, stamparli e metterli in un classificatore; una soluzione più semplice è usare dei sottoreport.

Unsottoreport è unreport inserito in uncontrollo sottoreport collocato in un altro report.

Per creare un sottoreport si può procedere esattamente come per creare un qualunque report e usare una creazione guidata per inserirlo nel report principale; in alternativa è possibile usare una creazione guidata perinserire un controllo sottoreport nel report principale e poigenerare il sottoreport dall’interno della creazione guidata stessa.

In entrambi i casi al termine si avrà il report principale e il sottoreport elencati come oggetti nel riquadro Report della finestra del database.

Supponendo che siano state stabilite le relazioni corrette, è possibile rapidamente aggiungere un report esistente come sottoreport: per ottenere questo risultato occorre aprire il report principale in visualizzazione Struttura e quindi trascinare il secondo report dal riquadro Report alla sezione del report principale nella quale si desideri inserirlo.

In questo esempio aggiungeremo un sottoreport a un report principale.

Mediante sottoreport verranno visualizzate le vendite totali per ciascun prodotto della categoria selezionata nel report principale.

Procediamo  come segue:

1. Apriamo il database NWind2.mdb

2 Apriamo il report Vendite per categoria invisualizzazione Struttura.

3 Nella casella degli strumenti facciamo clic su Sottomaschera/sottoreport e quindi clic su un punto allineato al lato sinistro dell’etichetta Prodotto e circa due intervalli della griglia sotto esso.

Viene aperto un sottoreport vuoto non associato nelreport principale e visualizzata la prima pagina della Creazione guidata sottoreport (se la procedura non viene avviata, fare clic con il tasto destro del mouse all’interno del riquadro e scegliere Genera nel menu di scelta rapida) (figura 1).
 
4  Mentre è selezionata l’opzione Usa tabelle e query esistenti, facciamo clic su Avanti.

5  Selezioniamo Query: Vendite per categoria nell’elenco Tabelle/query.

6  Facciamo doppio clic sui campi IDCategoria, NomeProdotto e VenditeProdotto per spostarli nell’elenco Campi selezionati e quindi clic su Avanti.

7  Accettiamo la selezione predefinita Scelta dall’elenco facendo clic su Avanti.

8  Accettiamo ilnome suggerito, Sottoreport Vendite per categoria, e facciamo clic su Fine

Il sottoreport Sottoreport vendite per categoria prende il posto del sottoreport non associato nel report principale.

9  Se non è visualizzata la finestra di dialogo Proprietà per il sottoreport, facciamo clic sul controllo sottoreport e premiamo F4 per visualizzarla.

10 Nella scheda Formato modifichiamo la larghezza del sottoreport a 10 cm e l’altezza a 2,5 cm. Premiamo quindi Invio.

11  Nel sottoreport facciamo clic con il tasto destro del mouse sul selettore di sezione Intestazione report e facciamo clic su Intestazione/Piè di pagina report nel menu di scelta rapida, per eliminare l’intestazione e ilpiè di pagina. Facciamo clic suSì nella finestra messaggio.

12  Nel sottoreport facciamo clic destro sul selettore di sezione Intestazione pagina, facciamo clic su lnt./Piè pagina pagina nel menu di scelta rapida e suSì nella finestra messaggio.

Il sottoreport ora contiene solo una sezione Corpo.
 
13  Nella sezione Corpo eliminiamo la casella di testoIDCategoria.

14  Facciamo clic sulla casella di testo NomeProdotto e modifichiamo la sualarghezza in 5,4 cm.

15  Facciamo clic sulla casella di testo VenditeProdotto e modifichiamo la sua proprietà Sinistra in 5,8 cm e la sua proprietà Larghezza in 2,5 cm.

16  Nel report principale facciamo clic sull’etichetta del sottoreport Sottoreport vendite per categoria parzialmente nascosta e la eliminiamo.

Se si dovesse eliminare qualche elemento per errore, premere Ctrl+Z per annullare l'eliminazione

Il sottoreport ora si presenta come nella figura (figura 2).

17  Ora aggiungeremo una sezione in cui calcolare il totale delle vendite per prodotto in ogni categoria. Facciamo clic sul selettore nell’angolo superiore sinistro del sottoreport, quindi selezioniamo Intestazione/Piè di pagina sottoreport nel menu Visualizza per visualizzare queste sezioni.

18  Scorriamo il sottoreport e visualizziamo la sezione Piè di pagina report, facciamo clic su Casella di testo nella casella degli strumenti, quindi facciamo clic in qualsiasi punto sotto l’intestazione Piè di pagina report. Viene inserito un controllo non associato con la relativa etichetta. Utilizzeremo questo controllo per eseguire il calcolo.

19  Cambiamo il testo dell’etichetta inTotale: impostiamo la proprietà Tipo carattere ad Arial, la proprietà Dimensione carattere a 9 e la proprietà Spessore carattere aGrassetto.

Diversi fattori condizionano il layout del sottoreport nel report principale, quando esso viene visualizzato nell'Anteprima di stampa. La larghezza del sottoreport determina la larghezza dello spazio disponibile per lavisualizzazione del testo. L'altezza del sottoreport determina l'altezza minima dell'area nella quale vengono visualizzate le informazioni sui prodotti (poichè la proprietà Riducibile del sottoreport è impostata No). La massima altezza dell'area di visualizzazione dei prodotti è l'altezza dell'elenco (poichè la proprietà Espandibile è impostata su Sì) più lo spazio compreso tra il limite inferiore del sottoreport e quello della sezione Corpo.

20  Ora facciamo clic sul controllo casella di testo, quindi clic sulla scheda Dati della finestra di dialogo Proprietà e sul pulsante con i 3 puntini ... per aprire il Generatore di espressioni.

21  Facciamo doppio clic su Funzioni, quindi clic su Funzioni predefinite nella prima colonna. Scorriamo la terza colonna e facciamo doppio clic sulla funzione Somma.

Viene visualizzata la funzione Somma(«espr») nella casella dell’espressione, in cima alla finestra di dialogo.

22  Selezionamo «espr», facciamo clic su Sottoreport Vendite per categoria nella prima colonna e facciamo doppio clic su VenditeProdotto nella seconda colonna. Il Generatore di espressioni ora si presenta come nella figura (figura 3).

23  Facciamo clic su OK per chiudere il Generatore di espressioni, quindi primiamoInvio per immettere il calcolo nella casella di testo non associata.

24  Facciamo clic sullascheda Formato della finestra di dialogo Proprietà e formattiamo ilcontrollo con il carattere Arial, la dimensione9 punti e lo stile Grassetto. Facciamo clic sulla proprietà Formato e su Valuta nell’elenco a discesa; facciamo clic sulla proprietàPosizioni decimali e immettiamo il valore 2. Ora i risultati del calcolo saranno visualizzati in formato valuta con due decimali  25 Posizioniamo e dimensioniamo il controllo calcolato con la relativa etichetta in modo corrispondente alla sezioneCorpo soprastante. Il report ora si presenta come nella figura (figura 4).

26  Salviamo le modifiche e passiamo alla visualizzazione Anteprima di stampa per vedere i risultati (figura 5).

Il report assume un aspetto abbastanza simile a quello desiderato, ma per ottenere un aspetto ancora migliore, occorre rimuovere il bordo intorno al sottoreport.

27  Torniamo alla visualizzazione Struttura e facciamo clic sul sottoreport per selezionarlo.

28  Nella scheda Formato della finestra di dialogo Proprietà cambiamo la proprietàStile bordo in Trasparente.

29  Salviamo le modifiche, visualizziamo il report in anteprima e quindi lo chiudiamo.

30  Chiudiamo il database.





Esempi di Report con Microsoft Access

Tutorials su Microsoft Access




Dr.Maurizio Cucchiara
autore del corso:
"Corso Base di Microsoft Access"
disponibile on line su questo sito
MC2 E-Learning S.a r.l.
Formazione per il Web
http://www.mc2.it/html/access.html

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Ultimo aggiornamento: 15 Marzo 2011