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Calcolo della busta paga con Excel

Vediamo come si calcola una busta paga con l'aiuto di Microsoft Excel




Busta paga con exel. Con Excel è possibile fare veramente tantissime cose, tra le quali persino farsi il calcolo della busta paga!

Da dove iniziamo? Da un foglio vuoto di Excel, naturalmente!

Se sappiamo leggere una busta paga, sappiamo già che tutte le buste paga sono fatte di 3 parti: una "testata", un "corpo" e un "piede", giusto?

Allora iniziamo dalla testata, riservando alcune righe del primo foglio per informazioni come i dati anagrafici e il codice fiscale dell'azienda, i dati identificativi del dipendente, il periodo di riferimento, ecc.

Normalmente, quando si crea una nuova cartella di lavoro di Excel, vengono creati anche 3 nuovi fogli di lavoro di nome Foglio1, Foglio2 e Foglio3, benissimo!

A noi ce ne servono giusto 3: rinominiamo il primo in 'Busta paga' e lasciamo stare gli altri 2 per adesso.

Ora inseriamo i dati che vedete nella figura 1 da A1 a G10, i nomi sono naturalmente di fantasia, supponiamo che il nostro dipendente si chiami Rossi Mario e che sia stato assunto a tempo indeterminato presso il Colorificio Pinco Palla il 5 marzo del 2012 con la qualifica di operaio addetto al magazzino spedizioni al 3 livello del contratto collettivo nazionale di lavoro dei chimici industria.

(i valori numerici dell'esempio non sono quelli del settore chimico, hanno solo una funzione didattica)

Lasciamo una riga vuota e ci posizioniamo nella cella A12, dove andiamo ad inserire l'etichetta 'Minimo' (o paga base); nella cella a fianco, la B12, inseriamo l'importo che è di € 1.116,03.

Analogamente procediamo allo stesso modo per inserire in A13:B15 gli altri elementi fissi della retribuzione lorda tabellare (vedi figura 2 ), che sono rispettivamente il Premio di produzione per € 18.08, gli Scatti di anzianità per € 7.75 e l'indennità di mensa per € 0.40

L'indennità di contingenza è conglobata nella voce Minimo.

Quindi ci posizioniamo in A18 e inseriamo la prima funzione, cioè '=SOMMA(B12:B16)', in modo da lasciare che sia Excel a calcolare il totale mensile, che nel nostro caso è di € 1142.26

Naturalmente si possono sempre inserire righe se nel vostro caso avete più voci di retribuzione tabellare, come ad esempio l'EDR (Elemento Distinto dalla Retribuzione), il Terzo Elemento del Terziario, ecc.

Ora ci posizioniamo in E12 (figura 3 ) e riportiamo le ore lavorate: 160, le ore di riduzione orario: 4, Ferie e Malattia: 0.

Si tratta delle totalizzazioni delle causali di presenza e di assenza relative al mese di febbraio 2013 e provenienti dal programma di rilevazione e di gestione delle presenze.

Nella cella G12 riportiamo i giorni INPS, che sono quasi sempre 26, a meno che il dipendente non sia stato assunto o licenziato proprio nel mese di riferimento della nostra busta paga.

Nella cella G13 invece riportiamo il numero dei giorni di calendario del mese di riferimento: poichè il 2013 non era un anno bisestile, i giorni erano 28.

Questo dato è importante perchè, come vedremo, ci servirà per il calcolo delle detrazioni fiscali.

In E17 ed in G17 riportiamo invece i divisori contrattuali rispettivamente per la paga oraria e quella giornaliera, i quali, nel nostro caso, sono 173 e 26.30.

La prima parte, cioè la testata, è completata. Ora passiamo al corpo della busta paga.

Dopo avere preparato le intestazioni di colonna codice, descrizione, ore/gg, dato base, competenze e trattenute nell'intervallo celle A19:G19, passiamo ad inserire le voci di paga, dette anche voci di cedolino, a partire da A21 in poi.

La prima voce, Retribuzione ordinaria, ha l'unico scopo di riportare la retribuzione tabellare nel corpo, semprechè il dipendente abbia lavorato tutto il mese, naturalmente, altrimenti si daranno meno giornate o in alternativa si storneranno le giornate o le ore da non retribuire con un' altra voce di paga.

Per quanto riguarda la formula da inserire in E21 (figura 4 ) si tratta semplicemente di fare una divisione tra il valore di casella B17 (Totale mensile) e il divisore giornaliero 26.30 che si trova in G17, allo scopo di ricavare il dato base per la prima voce di cedolino.

Analogamente procederemo per il calcolo della paga oraria, inserendo '=B17/E17' in E22, in corrispondenza della seconda voce di paga, che invece richiede un dato base orario.

La maggiorazione del 45% per lavoro straordinario in questo caso è stata aggiunta direttamente alla formula del dato base in E22, che diventa quindi '=B17/E17*1.45'

Aggiungiamo in corrispondenza dell'intervallo celle A24:G26 (figura 5 ) altre 3 voci di paga, 'Rata addizionale comunale', 'Rata addizionale regionale' e 'Riduzione orario lavoro'.

Le prime 2 sono trattenute e non diminuiscono come vedremo nè l'imponibile previdenziale, nè quello fiscale.

La voce 'Riduzione orario lavoro' è una voce di sola evidenza, cioè non influisce neppure nel calcolo.

Inseriamo la funzione somma in F28 per quanto riguarda la colonna competenze (che ammontano a € 1237.97) e in G28 per quanto riguarda le trattenute (che sono di € 33.00)

Il prossimo passo consiste nel calcolo dell'imponibile INPS, che è la base di calcolo per i contributi previdenziali e assistenziali a carico del dipendente.

Ci portiamo in A29 e riportiamo 'Imponibile INPS', poi in B29 introduciamo la formula: =ARROTONDA(F28;0).

Occorre infatti arrotondare l'importo di € 1237.96, che rappresentava il totale delle competenze lorde.

La funziona ARROTONDA(Valore;Decimali) serve proprio a questo scopo.

Bisogna soltanto non dimenticare che se per caso aveste delle trattenute che diminuiscono l'imponibile INPS,come trattenute di paga per ore non lavorate a qualunque titolo, allora queste andrebbero portate in diminuzione.

Appena introdotta la formula, dovremo trovarci naturalmente in B29 il valore di € 1238,00.

A questo punto inseriamo un rigo per il calcolo dei contributi INPS (figura 7 ), che nell'esempio sono pari al 9,19% per l'operaio in questione, inserendo rispettivamente in A30 l'etichetta 'Contributi 9,19%' e la formula '=+B29*9,19%' in B30.

L'aliquota INPS a carico del dipendente varia in base al settore di inquadramento aziendale ai fini INPS ed al numero dei dipendenti, ad esempio INDUSTRIA con meno di 50 dip., INDUSTRIA con più di 50 dip, COMMERCIO, ARTIGIANATO, ecc.

Le tabelle sono reperibili sul sito internet dell'INPS o recandosi all'Ufficio Datori di Lavoro di qualunque sede periferica.

In G31 inseriamo la formula '+G30': in questo modo riportiamo nella colonna delle trattenute l'importo dei contributi INPS, che nel nostro caso sono pari a € 113.44 (€ 1238.00 x 9.19 / 100).

Ora procediamo al calcolo del resto del "piede" del cedolino.

A partire da A32 inseriamo 4 nuove righe: 'Imponibile fiscale', 'Imposta Lorda', 'Detrazioni' e 'Imposta Netta'.

Il calcolo del primo valore è facile: basta sottrarre i contributi INPS dal totale lordo, quindi introduciamo la formula '+F28-G21' in B32 ed otterremo € 1124.19, questo è il nostro imponibile fiscale lordo.

A questo punto il calcolo della busta paga si complica un pò, perchè dobbiamo calcolare l'importo delle detrazioni fiscali, al quale abbiamo dedicato un foglio di lavoro intero.

Il foglio di lavoro in questione è il Foglio3, che nel frattempo abbiamo rinominato in 'Calcolo Detrazioni fiscali'.

Nella mini-guida "Calcolo della detrazione fiscale con Excel " è descritto passo passo il procedimento per ottenere l'importo della detrazione fiscale .

Impostiamo un riferimento tra fogli di lavoro differenti nella casella B34 (figura 8 ): per fare questo occorre specificare il nome del foglio di lavoro dal quale intendiamo prelevare il valore racchiuso tra apici, quindi il punto esclamativo ed infine l'indirizzo della cella dalla quale vogliamo prelevare appunto il valore precalcolato: quindi in B34 introduciamo: ='Calcolo Detrazioni Fiscali'!C15

L'importo delle detrazioni precalcolato è di € 104,76.

L'imposta lorda, analogamente alla detrazione fiscale, viene precalcolata in un altro foglio di lavoro: 'Calcolo Imposta Lorda' (Foglio2 rinominato).

Quindi ci posizioniamo in B33 (figura 9 ) ed introduciamo l'espressione: ='Calcolo Imposta Lorda'!C13

In questo modo in B33 ritroveremo lo stesso valore presente nella cella C13 del foglio 'Calcolo Imposta Lorda', che nel nostro caso è pari a € 258,56.

A questo punto non ci resta che procedere al calcolo dell'Imposta Netta e quindi alla chiusura del cedolino.

Andiamo in B35 ed introduciamo la formula '+B33-B34', nel nostro caso otterremo € 153,80.

La nostra IRPEF (o Imposta) netta è di € 153,80. Riportiamo questo importo nella colonna delle trattenute e più precisamente nella cella G36.

Non ci resta che inserire in A37-A39 (figura 6 ) le ultime 3 righe: 'Totale competenze', 'Totale ritenute' e 'Netto in busta', si tratta di righe di riporto, per migliorare la comprensione del conteggio.

In F37 inseriamo la formula '=+F28', in G38 la formula '=+G28+G31+G36' (€ 33,00 + € 113,77 + € 153,80) che serve a totalizzare tutte le trattenute effettuate, ed infine in G39 la formula '=F37-G38' che ci permette di ottenere l'importo del NETTO IN BUSTA (€ 937,39).

Per il calcolo dell'Imposta Lorda vai a questo indirizzo:

Calcolo IRPEF con Excel

Per il calcolo delle Detrazioni fiscali vai a questo indirizzo:

Calcolo detrazione fiscale con Excel .






I Tutorial di Microsoft Excel


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Dr.Maurizio Cucchiara

Amministratore unico
MC2 E-Learning S.a r.l.
Formazione per il Web
autore del corso:
"Excel Corso Base"
disponibile on line su questo sito
http://www.mc2.it/html/excel.html




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