Casella combinata per selezione valori
(Come impostare un controllo tipo casella combinata per selezionare valori ripetitivi da tabelle correlate durante la fase di immissione o caricamento dati in una tabella principale)
Questa situazione si ripresenta costantemente, ogni qualvolta dobbiamo inserire valori ripetitivi in una tabella principale, in questo caso il valore ripetitivo è Codice Tipologia, e la tabella principale è la tabella 'Documenti'. I valori possibili del Codice Tipologia, come da tabella correlata, cioè la tabella Tipologie, sono :
1 = PREVENTIVI
2 = ORDINI
3 = FATTURE
Vogliamo quindi una casella combinata anzichè una semplice casella di testo, dalla quale selezionare comodamente i codici 1, 2, 3, senza dovere ogni volta uscire dalla tabella Documenti e consultare la tabella Tipologie.
Ecco come fare:
Passo nr.1
Verificare che esista una relazione tra il campo CodTipologia, chiave esterna nella tabella 'Documenti' ed il campo omonimo CodTipologia, chiave primaria della tabella esterna Tipologie: fate click sul menu Strumenti della finestra Database di Access, quindi sulla voce 'Relazioni'.
Se non esiste occorre crearla, facendo click su Visualizza, poi su Mostra Tabella (l'icona con il segno + in giallo), accertatevi che entrambe le tabelle da relazionare siano rappresentate, quindi trascinate, dopo averlo agganciato con il tasto sinistro del mouse, il campo CodTipologia, dall'una all'altra tabella, nella esatta posizione in cui appare il campo CodTipologia nella seconda tabella
E' assolutamente indifferente da quale delle 2 partite, inoltre i campi da porre in correlazione potrebbero anche avere nomi differenti, la cosa importante è che siano delle stesso tipo (numerico o testo) e, se di tipo testo, che abbiano la stessa dimensione in caratteri, vedi visualizzazione struttura tabella.
A questo punto dovreste vedere la relazione rappresentata graficamente da una linea con 2 freccie alle relative estremità, come nella figura 1.
Passo nr.2
Apriamo la tabella principale, quindi la tabella Documenti, in modalità visualizzazione struttura, quindi posizioniamo il cursore o il mouse in corrispondenza del campo CodTipologia (figura 2), che in questo caso è di tipo numerico, quindi va bene perchè l'omonimo campo della tabella Tipologie è di tipo Contatore.
Passo nr.3
In basso a sinistra (siamo sempre nella finestra visualizzazione struttura della tabella principale Documenti), in corrispondenza della sezione 'Proprietà campo', fate click sulla linguetta 'Ricerca', quindi su 'Visualizza controllo' selezionate 'Casella combinata', anzichè casella di testo, noterete che vengono proposte altre selezioni, come nella figura 4.
Impostate i parametri in questo modo: Tipo origine riga: va bene Tabella/query, che dovrebbe essere l'opzione predefinita, per quanto riguarda Origine riga, selezionate la tabella esterna che si vuole correlare, in questo caso la tabella Tipologie, Colonna associata è quasi sempre 1, perchè solitamente la chiave primaria sta in prima posizione nella struttura della tabella correlata.
Attenzione ai parametri successivi perchè è qui che si fanno gli errori più frequenti!
Fare riferimento alla struttura della tabella esterna che è 'Tipologie' (figura 3).
Il Numero delle colonne deve essere pari alla "distanza" tra la posizione della colonna associata e quella relativa alla colonna (o campo) che si vuole venga visualizzata da Access nella lista dei valori da selezionare, inclusi gli estremi, quindi in questo caso 2 la seconda colonna è infatti 'DescTipologia', che contiene proprio i valori che desideriamo ci vengano mostrati
Il paramentro 'Intestazioni colonne' può essere lasciato su 'No'. Il parametro 'Larghezza colonne' deve essere impostato in questo modo: 'larghezza di ogni colonna in cm, separate dal simbolo ';' (punto e virgola), avendo l'accortezza di impostare sempre a '0 cm.' la dimensione della prima colonna, che non importa venga visualizzata in quanto è proprio la colonna dalla quale vengono prelevati i valori da inserire nella tabella principale ! In questo caso: 'CodTipologia'. Per tutte le altre colonne potete impostare '5 cm.' o anche di più se il campo descrittivo è molto lungo: fate delle prove.
Il parametro Righe in elenco può essere lasciato sul valore predefinito, che è 8. Lasciate anche per gli altri 2 parametri, Laghezza elenco e Solo in elenco, i valori predefiniti.
Passo nr.4
fate click sull'icona a forma di floppy-disk (Salva), quindi aprite la tabella principale Documenti: ecco il risultato (figura 5).
Da adesso in poi non dovete più preoccuparvi di aprire e chiudere o di consultare le tabelle esterne per ottenere i codici da inserire!
Nota finale:
Potete ripetere lo stesso procedimento per qualunque altro campo della tabella principale, da correlare a tabelle esterne per avere altre caselle combinate (o elenchi a discesa) pronte all'uso!
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