Che cos'è una extranet?

Una extranet è una estensione della rete locale di un'azienda, che consente ad utenti remoti di fornire e prelevare informazioni in ambiente sicuro.

Una extranet è una estensione della rete locale di un'azienda, che consente ad utenti remoti di fornire e prelevare informazioni in ambiente sicuro.

Come in una intranet, la extranet è basata sull'utilizzo di un comune browser, in questo modo la condivisione delle informazioni non necessita di particolari software.

Tuttavia una extranet richiede una maggiore sicurezza e potrebbe avere bisogno di speciali programmi per controllare l'autenticazione degli utenti e per crittografare i dati.

Le Extranet sono utilizzate per estendere le applicazioni gestionali interne dell'azienda ai fornitori, ai clienti, ai rivenditori oppure a terze parti che si trovano all'esterno dell'azienda.

Le Extranet consentono una migliore condivisione di dati e applicazioni permettendo così di ridurre notevolmente i costi.

Inoltre le extranet hanno permesso (non è il caso dell'Italia, tranne rari casi, purtroppom n.d.r.) agli impiegati di telelavorare a distanza, cioè di collegarsi da casa alla rete dell'ufficio ed utilizzare le applicazioni gestinali in remoto.

In questi casi l'azienda otterrebbe come risultato una riduzione dei costi di struttura, compresi i consumi elettrici e di riscaldamento, degli uffici.

Alcune utilizzazioni tipiche delle extranet sono:

-Supporto e assistenza tecnica da parte di quelle aziende di servizi che hanno bisogno di condividere e organizzare i documenti con i loro clienti.

-Scambio di fatture, estratti conto e pagamenti attraverso il protocollo EDI (Electronic Data Interchange).
-Condivisione di cataloghi on line con i fornitori, rivenditori e clienti eliminando i costi di stampa.
-Sviluppare joint venture con altre aziende
-Collaborare con altre aziende per lo sviluppo di materiale formativo per i corsi di addestramento.
-Fornire servizi on line direttamente ai propri clienti.


Uno dei più famosi esempi al mondo di extranet di successo è il sistema di tracciamento delle spedizioni di UPS.

Molta gente non si accorge che UPS usa una extranet per tracciare le loro spedizioni, ma è proprio così.

I clienti, siano essi privati o aziende, si collegano alla rete UPS attraverso Internet per vedere a che punto e dove si trova la loro spedizione.

Noi lo facciamo per esempio collegandoci alla Extranet di SDA Express Courier per verificare quando un nostro corso è partito, da quale loro filiale, quando è giunto a destinazione, ecc.

Come le Intranet, le grandi aziende fanno uso delle Extranet già da diverso tempo.

Le Extranet necessitano di software particolari, di firewalls e di personale addestrato e forse è questa la ragione per la quale le piccole aziende ancora non le utilizzano.

Tuttavia, come le intranet, le extranet possono essere acquistate da application service provider (ASP), cioè da fornitori di applicazioni internet, i quali ne ospitano e ne gestiscono la manutenzione ed affittano l'accesso alle stesse ai loro clienti a costi decisamente più bassi di quelli che essi sosterrebbero per implementare e mantenere un sistema all'interno della loro azienda.

Una efficiente interazione con i clienti è essenziale per qualunque azienda di servizi. Tradizionalmente le interazioni avvenivano per mezzo di riunioni in presenza fisica, magari supportati dalla posta elettronica per condividere materiale e documenti in corso di aggiornamento.

Negli anni passati, un nuovo strumento è divenuto in auge: il servizio clienti a mezzo extranet. Mentre gli incontri in presenza fisica restano lo strumento più efficace ed essenziale, le extranet hanno sostituito la posta elettronica come mezzo di interscambio per la condivisione e l'organizzazione di un vasto numero di documenti che fanno parte delle relazioni cliente/agenzia.

In modo crescente, le aziende di servizi stanno utilizzando le extranet come piattaforma di condivisione di dati e documenti con i loro clienti rendendo queste funzioni più sicure ed efficienti. Queste permettono agli utenti di autenticarsi in area riservata e sicura e di accedere ai materiali di loro pertinenza.

Una extranet permette agli utenti di:

- Acceddere alle bozze di documenti per l'approvazione o il commento
- Visualizzare in Anteprima lavori e presentazioni multimediali per l'approvazione e il commento
- Fornire importanti informazioni di background prima che i progetti comincino.
- Archiviare progetti per le comparazioni future
- Accedere ad informazioni relative ai tempi e ai dati di fatturazione
- Accedere ai log di tutte le comunicazioni che afferiscono ai progetti
- Ridurre il numero o eliminare addirittura il bisogno di incontri in presenza. In questo modo il servizio remoto ai clienti diventa più facile e meno costoso.


Siccome molti clienti sono persone molto occupate, utilizzare una extranet consente di far risparmiare tempo e di ridurre i problemi del cliente e nello stesso tempo aumenta il livello di servizio dell'agenzia e di conseguenza la soddisfazione comolessiva del cliente.

Come si predispone una extranet?

Eì possibile allestire una extranet "in-house" o acquistare una extranet ospitata da un ASP (Application Service Provider) in cambio di un canone mensile.

Costruire una extranet "in-house"

Se scegliete una soluzione "in-house", avrete bisogno della disponibilità di una infrastruttura intranet già esistente. Quindi potrete acquistare le necessarie attrezzature hardware (router, firewall, gateway, server) e software di rete e per la sicurezza ed inoltre dovrete assumere o formare del nuovo personale per mantenere la struttura.

L'investimento iniziale potrebbe essere ragguardevole e al di fuori della portata delle piccole imprese.

Costruirsi una extranet "in-house" offre i seguenti vantaggi e svantaggi, in rapporto alla soluzione ASP:

Vantaggi:

-Controllo completo della progettazione dell'interfaccia utente
-Possibilità di personalizzare le funzionalità per ciascun utente
-Integrazione con i sistemi informatici giù esistenti
-Controllo diretto di tutte le attività svolte dagli utenti

Svantaggi:

-Alto costo di sviluppo iniziale
-Richiede personale specializzato nello sviluppo di extranet
-Impegno di personale interno per un periodo dai 6 mesi a 1 anno per la pianificazione, esecuzione, controllo ed implementazione.
-Impegno continuo di personale interno per il supporto interno ed il supporto clienti, hosting, assistenza e aggiornamenti.
-Addestramento intensivo sia per il personale interno che per i clienti

Acquistare una extranet ospitata da un ASP

Se decidete di acquistare una extranet da un Application Service Provider, avrete una spesa fissa mensile per il tempo durante il quale utilizzerete il servizio.

Il provider fornisce l'infrastruttura di rete, la sicurezza, l'installazione iniziale e la manutenzione del sistema.

Non è nemmeno necessaria una rete interna. Molti ASP forniscono anche la formazione per il vostro personale interno.

Utilizzare un Application Service Provider comporta i seguenti vantaggi e svantaggi in rapporto alla soluzione "in-house":

Vantaggi:

-Statistiche delle applicazioni web già pronte
-Basso costo iniziale e costi periodici certi e prevedibili
-Tempi rapidi di partenza, anche in un solo giorno
-Impegno di personale interno non necessario per supporto interno, assistenza clienti, hosting e manutenzione
-Disponibilità di aggiornamenti a costo zero
-Risparmio sull'utilizzo dei server interni
-Più facile da apprendere e da utilizzare

Svantaggi:

-Meno libertà nella progettazione dell'interfaccia
-Funzionalità rigide

Sia che scegliate di costruire e mantenere la vostra propria extranet, sia che scegliate di utilizzare una soluzione ospitata, la vostra azienda ottimizzerà il servizio clienti fornendo accesso ai documenti critici molto più velocemente e riducendo i tempi di valutazione ed approvazione.

La soluzione che sceglierete dipende dalle necessità specifiche della vostra azienda e dalle risorse esistenti, capitali e know-how.





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Dr.Maurizio Cucchiara

Amministratore unico
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