Creare un report da zero con Access
Impariamo come creare un report a partire da zero con Microsoft Access.
Quando si desidera creare un report che mostra record provenienti da una o più tabelle, la Creazione guidata report è il modo più veloce per generarlo e includervi tutte le etichette dei campi e i contenuti desiderati.
Talvolta, però, si potrebbe aver bisogno di creare un report principale che serva come struttura per uno o più sottoreport e mostri poche o nessuna informazione proveniente dalle tabelle.
In questo caso spesso è più facile creare manualmente il report principale nella visualizzazione Struttura.
In questo esempio utilizzeremo una query come base per la struttura di un report che elenca le vendite per categoria.
La sezione NomeCategoria mostrerà la categoria corrente, mentre le sezioni Intestazione pagina, Corpo e Piè pagina pagina non conterranno informazioni.
Procediamo come segue:
1. Apriamo il database NWind2.mdb.
2 Sulla barra Oggetti facciamo clic su Query.
3 Facciamo clic su Vendite per categoria per selezionare la query.
4 Nel menu Inserisci facciamo clic su Report.
5 Facciamo doppio clic su Visualizzazione struttura per aprire un report vuoto.
Le sezioniIntestazione pagina, Corpo e Piè di pagina, che si vedono nella visualizzazione Struttura, sono le sezioni predefinite per il nuovo report, tuttavia non si è obbligati ad usarle tutte e se ne possono sempre aggiungere di altre.
Viene aperta inoltre una piccola finestra che mostra l’elenco dei campi contenuti nella query Vendite per categoria.
6 Nel menu Visualizza facciamo clic su Intestazione/Piè di pagina report. Le sezioni sono ora racchiuse fra le sezioni Intestazione Report e Piè di pagina report.
7 Nel menu Visualizza facciamo clic suOrdinamento e raggruppamento per visualizzare la finestra di dialogo Ordinamento e raggruppamento. Mediante la finestra di dialogo che appare è possibile specificare i campi che verranno usati per raggruppare i record nel report.
8 Espandiamo l’elenco Campo o espressione della prima riga e facciamo clic su NomeCategoria.
9 Nella sezione Proprietà gruppo impostiamo Intestazione (gruppo) a Sì. Sul pulsante di selezione a sinistra di NomeCategoria viene visualizzata un’icona per indicare che esso è un’intestazione di gruppo e il selettore di sezione Intestazione NomeCategoria viene visualizzato nella finestra della visualizzazione Struttura.
10 Chiudiamo la finestra di dialogo Ordinamento e raggruppamento.
11 Se la casella degli strumenti non è visualizzata, facciamo clic sul pulsante Casella degli strumenti sulla barra degli strumenti.
12 Facciamo clic sul selettore Report nell’angolo superiore sinistro del report e quindi premiamo F4 per aprire la finestra di dialogo Proprietà.
Se il report è già selezionato, il selettore Report contiene unpiccolo quadrato nero.
13 Nella finestra di dialogo Proprietà facciamo clic sulla scheda Formato e impostiamo le proprietàX griglia e Y griglia a 10, se il valore è diverso.
Questa dimensione della griglia facilita l’allineamento dei controlli.
14 Impostiamo l’altezza di ciascuna sezione facendo clic sul selettore di sezione e quindi impostando come segue la proprietà Altezza sulla scheda Formato nella finestra di dialogo Proprietà (figura 1).
E' anche possibile impostare l'altezza di una sezione trascinando la parte superiore delselettore di sezione verso l'alto o verso il basso.
La finestra visualizzazione Struttura ora si presenta come nella figura (figura 2).
15 Ora che abbiamo dedicato po’ di tempo a questoreport, facciamo clic sul pulsante Salva, digitiamo Vendite per categoria come nome del report e facciamo clic su OK.
16 Per fornire un titolo al report, facciamo clic sulcontrollo Etichetta nella casella degli strumenti e quindi facciamo clic nellaparte superiore della sezione Intestazione report a circa 2,5 centimetri dal lato sinistro. Viene inserita un’etichetta molto stretta.
17 Digitiamo Vendite per categoria e premiamo Invio. L’etichetta si allarga percontenere il testo che abbiamo digitato e, quando premiamo Invio, il controllo etichetta viene selezionato e le sue proprietà visualizzate nella finestra di dialogo Proprietà.
18 Impostiamo come segue le proprietà del testo relative all’etichetta (figura 3).
Il testo dell’etichetta viene aggiornato con le modifiche. Ora che abbiamo terminato tutte le modifiche, il testo è diventato troppo grande per la sua cornice.
19 Nel menu Formato puntiamo il mouse su Dimensione e facciamo clic su Al contenuto.
20 Per inserire un campo data, facciamo clic sul menu Inserisci e quindi clic suData e ora per visualizzare questa finestra di dialogo (figura 4).
21 Ci assicuriamo che siano selezionati l’opzione Includi data e ilprimo formato di data (lungo), deselezioniamo la casella di controllo Includi ora e facciamo clic su OK.
Unacasella di testo che contiene=Date() viene visualizzata nell’angolo superiore sinistro della sezione Intestazione report. Quando il report non contiene una sezione Intestazione report, la casella di testo viene visualizzata nella sezione Corpo.
22 Trasciniamo la nuova casella di testo sotto il titolo, adattiamo la larghezza della casella a quella del titolo e facciamo clic sul pulsante Centra sulla barra degli strumenti per centrare la data nella casella.
23 Trasciniamo il campo NomeCategoria dalla finestra dell’elenco dei campi alla parte superiore della sezione Intestazione NomeCategoria.
24 Eliminiamo l’etichetta Nome categoria che era stata inserita come parte del controllo casella di testo.
25 Selezioniamo la casella di testo e modifichiamo le sueproprietà del testo con le medesime impostazioni usate per il titolo del report.
26 Nel menu Formato puntiamo su Dimensione e quindi facciamo clic su Al contenuto.
27 Posizioniamo la casella di testo in modo che il suo lato superiore sia adiacente al lato superiore della sezione e il suo lato sinistro si trovi a 0,5 centimetri dal lato sinistro della sezione, quindi trasciniamo il lato destro della casella di testo a circa 6 centimetri (sul righello).
28 Facciamo clic sul pulsante Salva per salvare il report e quindi osserviamolo in Anteprima di stampa (figura 5).
29 Ritorniamo alla visualizzazione Struttura e aggiungiamo un’etichetta sotto NomeCategoria. Facciamo clic sul pulsante Etichetta nella casella degli strumenti, facciamo clic appena sotto il lato sinistro della casella di testo, digitiamo Prodotto e quindi premiamoInvio.
30 Impostiamo la proprietà Carattere con i valori usati per NomeCategoria, a eccezione diDimensione carattere, la quale dovrebbe essere impostata a 12.
31 Facciamo clic con il tasto destro del mouse sull’etichetta, puntiamo su Dimensione nel menu di scelta rapida e quindi facciamo clic su Al contenuto.
32 Posizioniamo l’etichetta in modo che risulti adiacente al lato inferiore della casella di testo NomeCategoria, allineando i loro lati sinistri.
33 Inseriamo un numero di pagina nella sezione Piè di pagina pagina, facendo clic su Numeri di pagina nel menu Inserisci per visualizzare la finestra di dialogo riportata nella figura (figura 6).
34 Facciamo clic suPagina N di M nel gruppo Formato e su In basso (piè di pagina) nel gruppo Posizione, impostiamo Allineamento a Centrato e manteniamo selezionata l’opzioneNumero sulla prima pagina, quindi facciamo clic su OK.
Nella sezione Piè dl pagina pagina compare una casella di testo centrata contenente l’espressione =“Pagina “ & [Page] & " di " & [Pages].
35 Salviamo il report, visualizzamo in anteprima i risultati e quindi lo chiudiamo.
36 Chiudiamo il database.
Esempi di Report con Microsoft Access
Tutorials su Microsoft Access
Dr.Maurizio Cucchiara
autore del corso:
"Corso Base di Microsoft Access"
disponibile on line su questo sito
MC2 E-Learning S.a r.l.
Formazione per il Web
http://www.mc2.it/html/access.html
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