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Gestione Documenti con Microsoft Access

Costruiamo una applicazione Access per la registrazione e l'organizzazione dei documenti




Non sempre possiamo ricorrere alla funzione Trova di Windows per cercare i dati che ci servono, anche perché se da una parte questo strumento ci permette di effettuare ricerche abbastanza complesse (per nome, data, dimensione, addirittura per contenuto) dall'altra non può certo darci la possibilità di abbinare i nostri documenti ad altre informazioni o di organizzarli in categorie facilmente gestibili e riconoscibili secondo le nostre esigenze.

Ecco allora che, come suggerisce il gioco di parole a titolo di questo articolo, nasce la necessità di archiviare i file, in modo da disporre di un database personalizzato; Access ancora una volta ci viene incontro. Di seguito sono elencati i passi per realizzare una semplice applicazione che permette di registrare e ricercare i file che man mano vengono creati dalle applicazioni di uso quotidiano come Word e Excel oppure che provengono da Posta elettronica, Internet o Fax (per chi utilizza i fax server su pc o i virtual fax su e-mail) quindi anche i formati PDF, HTML, TIFF, ecc.

Le tabelle del nostro database, che andremo a creare, sono:

o Documenti
o DocumentiClienti
o Anagrafico
o Tipologie
o Estensioni

Nella figura 1 è mostrata la finestra relazioni del nostro progetto.

Trattandosi di un progetto vero e proprio, anche se di piccole dimensioni e di semplice costruzione, il modo migliore per procedere è seguire la procedura comune per la realizzazione di un'applicazione, partendo quindi dall'analisi.

Immaginando di lavorare nello studio di un notaio, un avvocato, un commercialista, un qualunque ambito dove siano presenti numerosi dati riguardanti singole entità (diversi clienti, fornitori, utenti, progetti,.), notiamo subito la necessità di organizzare i documenti.

Questi andrebbero registrati unitamente ad informazioni che li rendano facilmente identificabili secondo una logica chiara e significativa, così che la gestione diventi più facile, potendoli ritrovare al momento giusto e nel modo più veloce.

La creazione di una struttura organizzativa perciò ha inizio con l'individuazione delle caratteristiche degli elementi da archiviare e dei possibili metodi di trattamento dei dati che ne derivano.

Nel nostro caso un generico file presenta le seguenti proprietà: il nome e il relativo percorso, la data e l'ora di creazione, la dimensione; inoltre sarebbe utile contraddistinguerlo con un codice univoco (detto anche chiave) e potrebbero farci comodo una breve descrizione del documento più l'assegnamento dello stesso ad una tipologia precedentemente stabilita (ad es.: preventivi, ordini, fatture,ecc ).

Per capire esattamente i vari passaggi per creare una casella combinata con selezione elenco valori nella modalità visualizzazione foglio dati di una qualsiasi tabella fai click sul collegamento seguente per accedere al tutorial relativo

Come impostare il controllo casella combinata per la selezione di valori provenienti da tabelle correlate

La 'base dati'

Una volta individuati gli elementi utili ad una prima impostazione del nostro progetto, si può passare alla stesura della struttura della base dati.

Nella figura 2 è visibile la maschera RelazioneDati in modalità visualizzazione struttura.

La tabella principale contiene le informazioni di ogni singolo documento e deve essere composta dai seguenti campi: un contatore che s'incrementa automaticamente assegnando ad ogni documento un codice univoco, un codice che identifica la tipologia di appartenenza, un campo di tipo memo che permette di inserire una descrizione a piacere, un altro di tipo data per segnare il giorno della creazione del file, un ulteriore campo testo di lunghezza sufficiente a contenere il percorso e il nome del file, ed eventualmente un campo numericodedicato alla dimensione del documento.

La tabella seconda per importanza è quella che associa i documenti ai clienti, questa sarà composta dal seguente tracciato record: due campi numerici che contengono l'uno il codice del documento di cui sopra e l'altro il codice del cliente, che può all'occorrenza provenire da un'altra base dati alla quale si desidera interfacciare questa applicazione.

Nel caso non esista un database esterno contenente i dati anagrafici sarà sufficiente creare un'ulteriore tabella contenente un contatore (per il codice cliente) e tutti i campi che servono a contenere le informazioni ad esso riguardanti (nome, cognome, indirizzo, …).

Le ultime due tabelle che rimangono da creare servono per definire un codice tipologia con la sua descrizione, un campo di testo di tre lettere in cui registrare l'estensione del file e il percorso con il nome dell'applicazione in grado di aprire il documento interessato.

L'interfaccia o 'maschera principale'.

La complessità della costruzione di una maschera, in questo caso, varia secondo le preferenze: si può utilizzare l'autocomposizione o iniziare da un design vuoto, in base al proprio grado di conoscenza di Access. Con il primo metodo è sufficiente selezionare l'oggetto RelazioneDati e dal menu Inserisci scegliere la voce Maschera standard.

In figura 3 è visualizzata la maschera RelazioneDati in modalità visualizzazione dati.

In brevissimo tempo appare una maschera in formato tabulare (con i campi uno sopra l'altro) già pronta per ricevere nuovi dati, o per 'scorrere ' quelli esistenti. Queste operazioni sono rese possibili dai pulsanti con le frecce che si trovano in fondo alla maschera.

Il lungo pulsante presente sul bordo sinistro della maschera è il selettore di record che permette, una volta premuto, di utilizzare le funzioni di copia, taglia, incolla. Posizionandosi in una delle caselle di testo, selezionandone il contenuto (tasto F2 della tastiera) e facendo clic con il pulsante destro del mouse è possibile usufruire della funzione di filtro, nel momento in cui ad esempio si vuole 'scorrere' solo i documenti di una particolare estensione o tipologia. Il pulsante con il binocolo della barra dei pulsanti, o la voce Trova del menu Modifica offrono le capacità di ricerca fornite da Access.

Alla chiusura della maschera viene richiesto un nome per il salvataggio dell'oggetto, di default il nome della query stessa che fornisce i dati, quindi ancora RelazioneDati. Ripetendo l'operazione precedente anche per le altre tabelle, si dispone delle strutture necessarie all'inserimento di tutti i dati nel modo più rapido e semplice possibile.

Premendo il pulsante di struttura (quello con la matita, il righello e la squadretta) si accede al design (progettazione) delle maschere, da dove è possibile personalizzare le scritte, la dimensione delle caselle di testo, i colori e tutte le altre caratteristiche a disposizione nelle proprietà dei singoli oggetti.

Per centralizzare le funzioni della nostra applicazione è possibile assegnare il ruolo principale alla maschera RelazioneDati, dotandola di una serie di pulsanti che richiamino le altre maschere, in modo da non dover ricorrere più alla finestra database una volta avviata.


Avvertenza !

Il file dell'esempio GestioneDocumentiConAccess.zip contenente oltre alle tabelle ed alle query, anche le maschere ed il codice VBA per aprire i documenti (DOC, PDF,HTML,ecc.) direttamente dall'interno dell'applicazione Access, è disponibile nell'area ' Tutorial Download' riservata agli iscritti alle nostre newsletters.
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Dr.Maurizio Cucchiara

Amministratore unico
MC2 E-Learning S.a r.l.
Formazione per il Web
autore del corso:
"Corso Base di Microsoft Access"
disponibile on line su questo sito
http://www.mc2.it/html/access.html




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