Stampa unione word access condizionata

Progetto del mese: Stampa unione word access condizionata

Chissà quante volte vi sarà capitato di dover inviare una stessa lettera a più destinatari, magari cercando di evitare di scrivere a mano nomi e indirizzi sulla fotocopia del modello di lettera base.

Questo tipo di funzionalità è presente in Microsoft Word fin dalle prime versioni e prende il nome di Stampa Unione.

Si redige dapprima il modello base di lettera o circolare in Word, quindi si unisce il documento ad una lista di nomi e indirizzi esterni, solitamente un file di Excel o un database di Access.  L''unione tra il documento word e il database esterno avviene mediante una procedura guidata.

Occorre poi inserire i singoli campi o segnaposti nella posizione opportuna all''interno del documento base in word.
 
Una volta posizionati i campi e specificato il tipo, nome e percorso del database esterno da cui prelevare i dati variabili, viene generato un terzo documento, multipagina, il quale altro non è che la lettera base, ripetuta tante volte quanti sono i destinatari i cui campi (ad es.: ragione sociale, indirizzo, cap, città,ecc.

) sono stati prelevati dal database esterno.

La stampa unione si compone quindi di 3 parti: il modello o lettera base in formato Word, la lista dei destinatari in formato excel o access e infine il documento di unione finale pronto da stampare e spedire.
 
In questo numero vogliamo presentarvi un semplice database di access, StampaUnione.mdb, il quale contiene una tabella ''Destinatari'' la quale raccoglie i campi segnaposto da inserire nel modello lettera in Word, una seconda tabella ''TipiContratto'' e la query QueryDestinatari.

Tra l''altro se utilizzate delle buste americane con finestra, non avrete neanche bisogno di riportare gli indirizzi dei destinatari sulle buste.

Per inserire i campi in word posizionare il cursore testo nel punto preciso della lettera in cui si vuole inserire il campo (ad esempio: RagioneSociale), quindi selezionare dal menù Strumenti di Word la voce ''Lettere e indirizzi'', quindi ''Stampa unione'': comparirà a margine del documento word, in sequenza, una procedura guidata composta da 6 passaggi.

Nel primo passaggio lasciare ''Lettere'' come impostazione del tipo di documento (fare clic sul collegamento ipertestuale ''Successivo'' in fondo alla finestra di dialogo), nel secondo passaggio ''Usa il documento corrente'', nel terzo ''Usa elenco esistente'' e clic su ''Sfoglia...