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Calcolo Indennità di trasferta

Il calcolo dell'indennità di trasferta dipende innanzitutto dalle norme previste da ciascun contratto collettivo nazionale di lavoro, quindi dagli accordi aziendali e ove esistenti, da quelli individuali.




Di recente la Corte di Cassazione (sentenza nr.4346 del 26 febbraio 2007) ha ribadito il carattere retributivo della cosiddetta indennità di trasferta, in contrasto con l'orientamento precedente che era quello di porre l'accento invece sulla natura risarcitoria coerentemente a quanto stabilito dalla maggior parte dei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro.

In pratica l'indennità di trasferta possiede entrambe le caratteristiche, retributiva e indennizzatoria.  Il carattere retributivo determina la tassabilità ai fini fiscali per il dipendente, mentre quella indennizzatoria ne determina l'esenzione.

La questione ai fini pratici della busta paga non è così fondamentale come si può pensare a prima vista, dato che l'articolo 51 comma 5 del Testo Unico Imposte sui Redditi deve essere in ogni caso applicato per quanto riguarda la soglia di esenzione fiscale, nè la sentenza citata ha in alcun modo a che vedere con la determinazione della somma spettante.

Per quanto riguarda la determinazione dell'importo spettante al lavoratore si deve invece fare riferimento principalmente ai CCNL e secondariamente agli accordi aziendali o tra le parti, se esistenti.

L'indennità di trasferta copre tradizionalmente e in misura forfettaria le spese di vitto e alloggio, ma non quelle di viaggio, del lavoratore temporaneamente chiamato a prestare la sua opera fuori dal comune in cui ha sede l'azienda e per un periodo di tempo sufficiente a coprire una notte.

Il rimborso delle spese di viaggio avviene invece normalmente con il sistema detto "a piè di lista", cioè dietro presentazione al datore di lavoro delle fatture relative all'acquisto di titoli di viaggio su treni, aerei, bus, taxi  e altri mezzi pubblici oppure in base alla fattura di noleggio auto o di rimborso chilometrico AC se l'auto è del dipendente.

Articolo 51 comma 5 TUIR

"5) Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente lire 90.000 (euro 46,48) al giorno, elevate a lire 150.000 (euro 77,47) per le trasferte all'estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo.

Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.

In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all'alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all'importo massimo giornaliero di lire 30.000 (euro 15,49), elevate a lire 50.000 (euro 25,82) per le trasferte all'estero.

Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito."

La norma prevede in sostanza una franchigia, sulla cui parte eccedente è calcolata l'imposta, pari a:

• euro 46,48 giornaliere per la trasferta nel territorio nazionale e fuori da quello comunale
• euro 77,47 giornaliere per la trasferta all'estero

Attenzione!

l'indennità forfettaria riguarda le spese di vitto e alloggio, non sono comprese le spese di viaggio e di trasporto le quali se documentate sono rimborsate, esse potranno anche essere rimborsate in base all'indennità chilometrica se previamente autorizzata.

La diaria

Il dipendente presta il proprio lavoro fuori dal comune ove ha sede l'impresa, nell'arco della giornata senza pernottare.

La trasferta

la prestazione di lavoro svolta fuori dal territorio comunale ove ha sede l'impresa richiede un pernottamento del lavoratore.

La trasferta può essere definita come un temporaneo trasferimento del prestatore di lavoro dalla sede abituale lavorativa (e non quindi dal proprio domicilio).

La missione

Il lavoro richiesto al dipendente comporta più giornate d' intervento presso il cliente.

Le tipologie di indennità in uso sono tre e riguardano le modalità di rimborso, vitto e alloggio delle trasferte effettuate dal dipendente:

1. Rimborso a piè di lista o analitico

Il dipendente viene rimborsato a fronte di presentazione:

 - di un'idonea documentazione delle spese sostenute per la trasferta
 - l'importo complessivo non concorre a formare il reddito

Il datore di lavoro può comunque fissare tramite regolamento interno dei limiti di spesa ai rimborsi erogabili al dipendente, facendosi rilasciare i documenti delle spese sostenute e consegnarli al datore di lavoro che provvederà ad allegarli alla distinta di rimborso che deve obbligatoriamente predisporre e conservare.

L'esistenza di un limite predeterminato o tetto nella rifusione delle spese di vitto e d'alloggio non sposta la collocazione del rimborso, che è e rimane a piè di lista.

E' possibile in alternativa fissare un limite per giorno o per singolo pasto o pernottamento

- se il dipendente non arriva al tetto, il rimborso ha luogo nei limiti delle spese sostenute e documentabili

- se il dipendente supera il tetto, il rimborso si blocca a questo limite, rendendo inutilizzabile presso l'azienda la parte della documentazione che si colloca oltre il limite (i documenti sono da accludere comunque alla nota spese)

2. Rimborso forfettario

la norma stabilisce il limite massimo di indennità giornaliera (o diaria) oltre il quale l'emolumento eccedente concorre alla formazione del reddito imponibile

- si tratta di un compenso erogato per legge, indipendentemente dall'effettiva spesa sostenuta

- l'ammontare a forfait varia a seconda che la trasferta avvenga nel territorio nazionale (€ 46,48) ovvero all'estero (€ 77,47)

3. Rimborso misto (a forfait e a piè di lista)

E' riconosciuta al dipendente una indennità giornaliera (ridotta) e il rimborso delle spese di vitto o alloggio (o nel caso in cui vitto o alloggio siano gratuiti)

Questa forma di rimborso prevede che sia presentata idonea documentazione a fronte delle spese che devono essere rimborsate

- il vitto è comprensivo dei pasti e delle bevande effettuati presso pubblici esercizi.

- l'alloggio è relativo al pernottamento del lavoratore e comprende generalmente oltre al pernottamento stesso anche il telefono, l'uso della lavanderie, le spese di frigo bar ecc.. ad esclusione delle spese "voluttuarie".

Nel caso in cui l'impresa adotti il sistema misto (forfetario e a piè di lista):

-  l'importo forfetario è ridotto di un terzo se le spese di alloggio sono rimborsate o l'alloggio è gratuito;

-  il rimborso ridotto di un terzo se le spese di vitto sono rimborsate o il vitto è gratuito;

- la riduzione di due terzi del rimborso in caso di rimborso di spese di vitto e alloggio ovvero di vitto e alloggio forniti gratuitamente.

Spese per trasferte in ambito comunale

Le indennità o i rimborsi a fronte di spese (vitto, alloggio e viaggio), inerenti trasferte effettuate in territorio comunale, concorrono a formare il reddito e sono soggette pertanto a tassazione.

E' escluso dall'imposta il rimborso per le spese di trasporto opportunamente comprovate dal vettore mediante documentazione (ad esempio la ricevuta del taxi, il biglietto dell'autobus, il biglietto del treno, ecc.)

Osservazioni

Come e' agevole rilevare, la nuova disciplina rende quasi irrilevante la scelta tra il sistema di rimborso misto e quello analitico, in quanto una volta rimborsate le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, possono essere corrisposte, in esenzione da imposte, soltanto Euro 15,49 da attribuire o quale indennità (quindi, prescindendo dal sostenimento di altre spese) o quali ulteriori spese, anche non documentabili, ma comunque analiticamente attestate dal dipendente.

E' opportuno precisare, tuttavia, che la scelta per uno dei sistemi sopra esposti va fatta con riferimento all'intera trasferta. Non é consentito, pertanto, neil'ambito di una stessa trasferta adottare criteri diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori dalla sede di lavoro.

Nella figura 1 è mostrata la parte superiore della busta paga di un impiegato di un'azienda commerciale, il quale ha prestato lavoro fuori dal comune in cui ha la sede principale l'azienda e con pernottamento per 10 giornate, anche non consecutive, nel corso del mese di settembre 2004.

L'importo indicato è pari al limite di esenzione, che anche in quel periodo era di € 46.48 giornaliere per il territorio nazionale.

Da precisare che l'impiegato in questo caso usava l'autovettura aziendale e quindi tutti i costi relativi erano a carico del datore di lavoro compresi l'acquisto del carburante che avveniva mediante carta di credito aziendale.

L'indennità di trasferta di € 464.80 è quindi completamente esente dal punto di vista fiscale, non essendovi stato da parte del datore di lavoro alcun rimborso delle spese di vitto (ristorante) nè di quelle di alloggio (albergo).

Se analizziamo il piede del cedolino (figura 2), possiamo notare che qui si verifica la situazione esattamente opposta a quella dei fringe benefit: mentre infatti gli importi 'Totale competenze' (voce 1) e 'Netto a pagare' (voce 4) comprendono la trasferta di € 464.80, nè l'Imponibile previdenziale (voce 2), nè l'Imponibile fiscale (voce 3) la comprendono.

Tecnicamente la voce di paga 0705 - TRASFERTA ITALIA è programmata per assoggettare automaticamente a tassazione l'eventuale importo eccedente il limite di € 46.48 indicato nel dato base (importo giornaliero).

Questo significa che se al dipendente in questione fosse spettata da CCNL una trasferta di € 60,00 allora soltanto la differenza di € 13.52 x 10 giorni sarebbe stata soggetta a contributi sia previdenziali che fiscali. RIMBORSI A PIE Dl LISTA PER TRASFERTE FUORI DAL TERRITORIO COMUNALE

Sono rimborsi analitici operati dal datore di lavoro a fronte di opportuna documentazione che

- attesti le spese sostenute per vitto, pernottamento e viaggio, comprese le indennità chilometriche relative alle trasferte effettuate fuori dal territorio comunale ove è ubicata l'azienda di lavoro

Tali rimborsi non sono imponibili e non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente. Il dipendente riceve

-  una LETTERA DI INCARICO
-  compila una apposita NOTA RIEPILOGATIVA appositamente predisposta per la trasferta alla quale allegare i documenti (scontrini, ricevute...) comprovanti la spesa sostenuta in occasione di una specifica trasferta.

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FAC-SIMILE LETTERA DI INCARICO PER TRASFERTE
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Il Signor ______________________dipendente della Ditta _______________________è autorizzato a svolgere per conto della medesima la seguente missione presso la ditta _________________________________________ dal _______al ________con lo scopo di eseguire la  prestazione utilizzando il proprio automezzo _____________tipo _____________targa __________ cilindrata _____

(oppure)

l'autovettura aziendale.

Data                                                                                           Firma del datore di lavoro

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dell'invio in missione del lavoratore deve essere data inoltre comunicazione alla sede INAIL in cui ha sede l'azienda.

INDENNITA' CHILOMETRICA

L'indennità chilometrica è dovuta al dipendente è stato autorizzato ad effettuare la trasferta con la propria autovettura.

L'autorizzazione è rilasciata dal datore di lavoro con apposita documentazione sulla quale si riporta il luogo obiettivo della trasferta, i chilometri percorsi e il tipo di mezzo utilizzato è stato preso a noleggio l'autoveicolo per una specifica trasferta.

Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza od alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel. PRESTAZIONE DEL LAVORO IN LUOGHI DIVERSI

L' articolo 51 comma 6 - TUIR prevede inoltre che:

"6) Le indennità e le maggiorazioni di retribuzione spettanti ai lavoratori tenuti per contratto all'espletamento delle attività lavorative in luoghi sempre variabili e diversi, anche se corrisposte con carattere di continuità, le indennità di navigazione e di volo previste dalla legge o dal contratto collettivo, nonché le indennità di cui all'articolo 133 del decreto del Presidente della Repubblica 15-12-1959, n. 1229 concorrono a formare il reddito nella misura del 50 per cento del loro ammontare.

Con decreto del Ministro delle finanze, di concerto con il Ministro del lavoro e della previdenza sociale possono essere individuate categorie di lavoratori e condizioni di applicabilità della presente disposizione."

IL TRASFERTISTA

Il trasfertista è la persona che per motivi di lavoro è costretta a spostarsi frequentemente da un luogo all'altro di lavoro - luoghi sempre variabili e diversi.

In questo caso le indennità o le maggiorazioni di retribuzione, a fronte di detti trasferimenti concorrono a formare il reddito nella misura pari al 50% dell'intero ammontare.

Tale riduzione è valida anche se l'indennità viene erogata con carattere di continuità.

INDENNITA' DI TRASFERIMENTO E DI PRIMA SISTEMAZIONE  - comma 7

Il rimborso è relativo al caso in cui per motivi di lavoro il dipendente debba trasferirsi.

Può essere ad esempio il trasferimento presso una filiale di un Istituto di credito sempre in territorio nazionale o anche all'estero.

I benefici previsti riguardano le indennità di trasferimento, spese di viaggio, i costi di locazione.

- Indennità di trasferimento

L'imposizione è ridotta ad una misura pari al 50% dell'indennità percepita. L'ammontare complessivo massimo annuo esente è:

- di Euro 1.549,37 - trasferimento in territorio nazionale
- di Euro 4.648,11 - trasferimento all'estero.

qualora l'indennità sia erogata, per il medesimo trasferimento, in più anni, l'agevolazione spetta solo per il primo anno di corresponsione.

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