Comunicare efficacemente con la posta elettronica

Articolo del mese: Comunicare efficacemente con la posta elettronica

Quando ci mettiamo alla tastiera per comporre un messaggio e-mail, il primo pensiero dovrebbe essere: cosa voglio ottenere con questo messaggio? In altre parole, qual'è il mio obiettivo?

Se ho chiaro l’obiettivo del mio messaggio, tutto il resto è molto più facile. Ecco alcune domande che aiutano a definire l’obiettivo di un messaggio efficace:

• Cosa voglio far sapere al destinatario?
• Cosa voglio ottenere?
• Che tipo di risposta mi aspetto?
• Cosa succede se non spedisco niente?
• Cosa succede se il destinatario non risponde come desidero?
• Cosa succede se non risponde affatto?

Perdere di vista l’obiettivo del messaggio significa sprecare tempo e diminuire l’efficacia della comunicazione. Se invece ho chiaro l’obiettivo, ho chiaro anche cosa devo chiedere o cosa voglio ottenere.

Definire gli obiettivi non è sempre facile: se sono troppo generici non aiutano nessuno. Per fare un esempio di obiettivo generico, spesso gli imprenditori dicono che l’obiettivo della loro azienda è fare profitti. È come dire che l’obiettivo di Mario Rossi è respirare. Un obiettivo a breve termine di Mario Rossi, invece, potrebbe essere andare in vacanza al mare nella terza settimana di luglio.