Compilazione automatica modello con Excel

Compilazione automatica modello con Excel

Un modo per risparmiare tempo, ed aumentare quindi la velocità di stesura dei documenti, consiste nell'evitare di compiere azioni ripetitive assegnando tale compito al computer.

In un normale lavoro di ufficio, per fortuna, i documenti da scrivere sono quasi tutti uguali e si differenziano gli uni dagli altri per brevi porzioni di testo, che molto spesso si limitano alla trascrizione dei dati anagrafici, della data, di alcune cifre e cosi via.
 
Un tipico documento ripetitivo è la fattura, che consta di scarne indicazioni relative quasi tutte a dati fiscali: numero della fattura, indirizzo della Ditta, suo codice fiscale, varie cifre a titolo di competenze o rimborso spese e così via.

Altri dati, tra cui le frasi di prammatica, sono di solito sempre gli stessi, oppure vanno modificati saltuariamente.
 
Nel passato, la compilazione delle fatture — come pure di altra modulistica — si otteneva realizzando una "matrice", da riprodurre poi mediante fotocopie, con i campi da compilare in bella evidenza: righi vuoti oppure rettangoli disegnati in modo che non potessero comunque sfuggire nemmeno all'utente più distratto.
 
In questa newsletter vedremo come simulare la gestione di una "matrice" nel modo più semplice possibile, vale a dire realizzando un "modello" che — nell'accezione usata da Microsoft Office (e da tanti altri applicativi) — si riferisce né più né meno che alla "matrice" del tempo che fu.

E' bene precisare, tuttavia, che per Modello di documento si intende un modello di file da utilizzare nella modalità File/Nuovo.
 
Supporremo che la nostra fattura standard sia costituita da un semplice foglio di carta in cui compaiano tutti i dati richiesti dalla normativa fiscale (numero, data, nominativi completi di committenti ed esecutori, loro codici fiscali, importo, aliquota IVA e totale) ed altri "elementi" (frasi di prammatica, giustificativi di spese, eventuali acconti).
 
Lo spreadsheet (cartella di lavoro) della figura a lato non è forse il massimo dell'eleganza, ma può andare bene per meglio illustrare le modalità da seguire.