Lavoro da casa: aspetti organizzativi
Le abitudini organizzative che funzionano per una persona possono essere disastrose per un’altra. Il problema non è tanto in che modo svolgete le vostre attività, ma piuttosto se il sistema usato soddisfa o meno le vostre esigenze.
Consigli organizzativi
Cercate di essere creativi con i sistemi di organizzazione e riordino. Usate lo spazio verticale, ridefinite gli utilizzi tradizionali degli ambienti e condividete lo spazio con i vostri vicini interessati.
Appendete una lavagnetta bianca o una bacheca di sughero per gli appunti importanti e le cose da ricordare.
Installate scaffali regolabili vicino alla vostra scrivania.
Togliete le carte dal piano della scrivania e sistematele nelle apposite vaschette sovrapponibili;
mettete ad ognuno un’etichetta per specificarne la funzione: da fotocopiare, da leggere, da archiviare, carta intestata, fatture, buste, carta da riutilizzare (usate tutti e due i lati dei fogli prima di buttarli).
Per liberare altro spazio sul piano della scrivania procuratevi una scaffalatura da tavolo per metterci le vaschette.
Aggiungete dei ripiani all’interno del ripostiglio, dal pavimento al soffitto.
Appendete al retro delle porte delle stanze scaffali a rastrelliera con raccoglitori portatili o cartellette.
Riorganizzate lo spazio per mettere via il materiale utilizzando ripostigli per i libri e gli schedari e trasferendoci anche un vecchio cassettone dove potrete conservare di tutto.
Sistemate i cambi di stagione dei vestiti in un armadio di cartone o plastica nel box, in solaio o nel seminterrato.
Costruite o comperate cassetti o scatoloni da mettere sotto i letti.
Date una nuova sistemazione a un brutto schedario, magari mettendoci i dischi vecchi e sistemandolo nel box o in cantina.
Condividete con il vostro vicino un box o un piccolo magazzino in affitto.
Condividete attrezzature importanti con qualche vicino che lavora a casa (ad esempio, voi comprate la fotocopiatrice e lui lo scanner).
Usate uno schedario con le rotelle e sistematelo dentro il ripostiglio; riportatelo vicino alla scrivania soltanto quando ne avete bisogno.
Acquistate un “ufficio su ruote”, che assomiglia ad una grossa valigia a rotelle con una maniglia.
Metteteci il materiale di fondamentale importanza e portatelo con voi nell’ambiente in cui lavorate.
Preparate una lista di cose da portare con voi per accelerare le vostre uscite nel caso di un viaggio di lavoro dell’ultimo minuto o di una chiamata di emergenza da parte di un cliente.
Fate una visita al negozio di libri vicino a casa, in biblioteca o nel negozio di materiale per ufficio per avere altre idee, suggerimenti o prodotti che vi servono per organizzare il vostro ufficio casalingo.
Stanno ormai nascendo moltissime aziende, cataloghi, riviste e libri che si rivolgono in modo specifico ai telelavoratori.
Pianificazione settimanale e Agenda
Che sia piccola, tascabile e a spirale, elaborata e rilegata in cuoio oppure elettronica, un’agenda che vi consenta di programmare le vostre attività vi dà del valore aggiunto e può esservi utile in molti modi.
• Pianificare gli appuntamenti e far sì che vi presentiate al posto giusto nel momento giusto.
• Seguire gli sviluppi di un incontro con un potenziale cliente che vi aveva detto che vi sareste rivisti dopo la sua vacanza di 2 settimane... anziché telefonargli tre mesi dopo quando ormai non si ricorda più nemmeno chi siete.
• Evitare di prenotare in due posti contemporaneamente.
• Indirizzare correttamente una lettera al signor Giorgio Bianchi... anziché Gianni, come avevate erroneamente pensato guardando il vostro appunto su G. Bianchi.
• Evitare di pagare la mora per il ritardato pagamento degli acconti delle tasse.
• Fornire un promemoria utile al vostro cervello superimpegnato.
è il sistema che utilizzate attualmente? Avete bisogno di rifinirlo o di elaborare un metodo di pianificazione completamente nuovo? I suggerimenti che seguono possono aiutarvi.
Per il momento concentratevi sul tipo d’informazione di cui avete bisogno piuttosto che preoccuparvi di come archivierete le informazioni, se in forma elettronica o su carta.
Pensate al futuro. Prendere nota sul posto dei dati relativi al chilometraggio e alle note carburante da scaricare vi porta via meno tempo che cercare di ricordarli al momento di pagare le tasse?
Aggiungete categorie personalizzate alle informazioni usate di frequente per rendere più rapido l’accesso (ad esempio amici che giocano a tennis, ristoranti preferiti, ecc.). Eliminate le parti dell’agenda planning che sapete per esperienza di non utilizzare.
Tenete un sistema di pianificazione e programmazione che includa sia gli appuntamenti personali che quelli di lavoro.
Evitate di scoprire (dopo che è successo il fatto) che la presentazione di un’importante proposta che avevate programmato per la terza settimana successiva a questo venerdì coincide con la partenza per la vostra vacanza di pesca...
In questa sezione del tutorial vedremo più in dettaglio i seguenti articoli:
Allestire lo spazio di lavoro
Le operazioni di sgombero non hanno a che fare soltanto con l’eliminazione del superfluo, ma anche con la riorganizzazione di ciò che rimane. Lavorare nel vostro ufficio casalingo vi dà la sensazione di fare un corso di aerobica? Su e giù, avanti e indietro.
Come non dipendere dalla carta
Trovare in mezzo alla posta una fattura o un assegno importante per voi è come cercare un ago in un pagliaio... di cataloghi e inutili depliant pubblicitari? Le pile di giornali e riviste mai lette costituiscono un pericolo d’incendio?
Costruire un ufficio su misura in casa
Anche se voi personalmente decidete di spostarvi e lavorare da postazioni diverse all’interno della casa, l’importante è stabilire un posto preciso che venga designato come ufficio permanente.
Sezione lavoro da casa
Home page MC2 E-Learning
Cerca sul web con Google:
Ricerca personalizzata