Modificare un report di Access
Impariamo velocemente a modificare e personalizzare un report di Access, creato in precedenza per mezzo della Creazione guidata.
Come abbiamo visto nel precedente tutorial si può usare la Creazione guidata report per creare rapidamente un report con le caratteristiche di base che si desidera, per poi usare la visualizzazione Struttura al fine di perfezionare il report e aggiungere caratteristiche speciali.
Il perfezionamento di un report è un processo iterativo durante il quale si passa dallavisualizzazione Struttura alla visualizzazione Anteprima di stampa e viceversa per valutare ogni modifica apportata e pianificare la modifica successiva.
La visualizzazione Struttura dei report è molto simile alla visualizzazione Struttura delle maschere, pertanto si suppone che abbiate già una certa familiarità con questo ambiente.
Vediamo un esempio. Apriamo il database NWind2.mdb, quindi facciamo doppio click sulreport Elenco alfabetico dei Prodotti, verrà visualizzato il report in modalitàAnteprima di Stampa (figura 1).
Ingrandiamo la finestra e quindi spostiamo il puntatore sulla pagina, il puntatore assume l’aspetto di una lente di ingrandimento che contiene unsegno più, o un segno meno, per indicare se la pagina viene ingrandita o ridotta quando si fa clic.
Facciamo clic una volta per ingrandire la visualizzazione, in modo da poter osservare alcuni dei seguenti problemi riguardanti la progettazione del report:
Alcune linee orizzontali devono essere rimosse e alcune devono essere aggiunte.
Per risolvere alcuni di questi problemi, facciamo clic sul pulsante Visualizza (normalmente è il primo in alto a sinistra nella barra degli strumenti) permostrare il report in visualizzazione Struttura (figura 2).
Nella modalità Visualizzazione Struttura, il report 'Elenco alfabetico dei prodotti' si presenta suddiviso in 6 sezioni: le 5 classiche (Intestazione report, Intestazione pagina, Corpo, Piè di pagina pagina e Piè di pagina report) più una, la sezione 'Intestazione NomeProdotto' che corrisponde allivello di raggruppamento selezionato durante la Creazione guidata.
Ciascuna sezione ha un proprioSelettore, si tratta della barra di colore grigio posta al di sopra con la freccia nera sulla sinistra.
Ogni selettore può essere "agganciato" e " trascinato" con ilmouse dall'utente allo scopo di "dimensionare" la sezione stessa quindi è possibilerestringere o allargare a piacimento l'altezza della sezione: se si "accosta" un selettore a quello contiguo, quella sezione non verrà visualizzata nel report (altezza=0).
Puntiamo ora sul lato superiore del selettore della sezione Intestazione pagina. Quando il puntatore assume l’aspetto di una freccia verticale a due punte, trasciniamo il selettore verso il basso di circa mezzo centimetro.
Ora dovremmo essere in grado di osservare ledoppie linee sotto il titolo (le linee orizzontali inserite mediante la creazione guidata effettivamente consistono di insiemi di due linee).
Nella sezione Intestazione report facciamo clic su una delle linee sopra il titolo (piccoli quadratini neri indicheranno quando una linea è selezionata) e premiamo Canc (o Del) per eliminarla.
Ripetiamo questo passo per eliminare le altre linee sopra il titolo e una delle linee sotto esso.
Se la casella degli strumenti non è gia aperta, facciamo clic sul pulsante Casella degli strumenti per aprirla.
Nella casella degli strumenti facciamo clic sul controllo Casella di testo e quindi facciamo clic nell’area vuota sul lato destro della sezione Intestazione report per inserire una casella di testo e la relativa etichetta. Facciamo clic sulla nuova etichetta e la eliminiamo perchè non ci serve ora.
Trasciniamo la casella di testo appena sotto il titolo e la allineiamo con il suo lato sinistro.
Mentre la casella di testo è selezionata, premiamo il tastoF4 per aprire la finestra di dialogo Proprietà.
Nella scheda Dati facciamo clic su Origine controllo e digitiamo quanto segue:
=Format(Date( ) ;“gg-mmm-aaaa”)
Abbiamo appena creato un formato di data personalizzato.
La funzione Date() restituisce la data e l’ora correnti. La funzione Format() determina ilmodo nel quale la data e l’ora vengono visualizzate.
Ogni volta che viene visualizzato in anteprima o si stampa il report, questa espressione inserirà la data corrente nella casella di testo e la formatterà secondo questo stile: 17-feb-2001.
Chiudiamo la finestra di dialogo Proprietà.
E' possibileinserire rapidamente una casella di testo che visualizzi la data e/o l'ora in uno dei diversi formati standard.
In visualizzazione Struttura, fare clic su Data e ora nel menù Inserisci: viene aperta una finestra di dialogo nella quale si puòspecificare il formato; quando si fa clic suOK, viene inserita una casella di testo nella sezione Intestazione, se esiste, oppure nellasezione Corpo se la prima non esiste.
Si può quindi spostare la casella di testo dove si desidera che essa venga visualizzata. Per informazioni dettagliate sui formati di data, ricerca le parole chiave 'formati data' nella Guida in linea di Access.
Nella sezione Intestazione NomeProdotto eliminiamo tutte le linee spesse sopra e sotto le etichette (ne esistono anche in questo caso due gruppi di due).
Eliminiamo l’etichetta Nome prodotto in base a prima lettera e trasciniamo la casella di testo sulbordo sinistro della sezione.
Facciamo clic sulla casella di testo che contiene =Now() nellasezione Piè di pagina pagina e la eliminiamo.
Selezioniamo tutte le etichette dellasezione Intestazione NomeProdotto e le caselle di testo nella sezione Corpo, trascinando un rettangolo attorno a esse. (Basta puntare il mouse su qualunque punto esterno a sinistra e in alto rispetto alla zona da circoscrivere, quindi fare aggangia e trascina verso il basso e verso destra...)
Attorno ai bordi di tutti i controlli vengono visualizzate maniglie di selezione, pertanto ora si possono spostare comegruppo.
Spostiamo i controlli a sinistra fino a quando il lato sinistro di Nome prodotto non si allinea a circa 1 centimetro sul righello posto nella parte superiore della finestra.
La finestra del report ora si presenta come nella figura (figura 3).
Salviamo le modifiche e quindi passiamo all’Anteprima di stampa per osservare quali altre modifiche sono necessarie nel report.
Dobbiamo aggiungere una sottile linea altermine di ciascun gruppo e intervenire per evitare che i gruppi vengano interrotti dal cambio pagina.
Ritorniamo alla visualizzazione Struttura e quindi facciamo clic sul pulsante Ordinamento e raggruppamento sulla barra degli strumenti per visualizzare la finestra di dialogo riportata nella figura (figura 4).
Mediante questa finestra di dialogo è possibile impostare le proprietà dei gruppi. Il primo campo, che dovrebbe già essere selezionato, contiene nel suo selettore di riga un’icona indicante che esso è il campo in base al quale i record sono raggruppati.
Poiché, nella sezione Proprietà gruppo, l’opzione Intestazione (gruppo) è impostata a Si e l’opzione Piè pagina (gruppo) a No, sul report viene visualizzata l’intestazione NomeProdotto, mentre non viene visualizzato alcun piè di pagina NomeProdotto.
Il piè di pagina è la posizione nella quale dobbiamo aggiungere la linea orizzontale mancante.
Nella sezione Proprietà gruppo modifichiamo Piè pagina (gruppo) a Sì.
Verrà visualizzato un selettore di sezione Piè pagina NomeProdotto nella finestra di visualizzazione Struttura, sopra la sezione Piè pagina pagina.
Modifichiamo l’impostazione Stampa sezione unita in Gruppo intero e chiudiamo la finestra di dialogo Ordinamento e raggruppamento.
Facciamo clic sul controllo Linea nella casella degli strumenti e quindi clic nellaparte superiore della sezione Piè pagina NomeProdotto perinserire una breve linea orizzontale.
Se la finestra di dialogo Proprietà non è aperta, premiamoF4 e quindi facciamo clic sulla scheda Formato.
Digitiamo 0 (Zero) per la proprietà Sinistra e16,5 per la proprietà Larghezza. Salviamo le modifiche e passa all’Anteprima di stampa per osservare l’aspetto del report.
Per avvicinarci ulteriormente all’aspetto desiderato, dobbiamo rimuovere l’insieme di linee sopra il numero di pagina e riallineare le colonne.
Passiamo alla visualizzazione Struttura ed eliminiamo le due linee nella parte superiore della sezione Piè di pagina pagina (se queste linee non sono visibili, trasciniamo dal basso per creare un rettangolo di selezione e selezionarle).
Nellesezioni Intestazione NomeProdotto e Corpo selezioniamo l’etichetta e lacasella di testo LivellodiRiordino e le trasciniamo verso destra, finché il loro bordo destro non tocca il lato destro della griglia di sfondo.
Nelle stesse due sezioni spostiamo l’etichetta e la casella di testo Quantità per unità un poco a destra: il lato sinistro dovrebbe essere a circa9,5 centimetri sul righello.
Allunghiamo l’etichetta e lacasella di testo NomeCategoria e poi la casella di testo QuantitàPerunità.
La finestra dellavisualizzazione Struttura ora si presenta come nella figura (figura 5).
Salviamo le modifiche e visualizziamo il report in anteprima (figura 6).
Chiudiamo il report e quindi chiudiamo il database.
Esempi di Report con Microsoft Access
Tutorials su Microsoft Access
Dr.Maurizio Cucchiara
autore del corso:
"Corso Base di Microsoft Access"
disponibile on line su questo sito
MC2 E-Learning S.a r.l.
Formazione per il Web
http://www.mc2.it/html/access.html
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