Procedura per la revisione contabile del costo del personale dipendente

L’attività di controllo interno e di revisione contabile del costo del personale può essere indirizzata su varie aree:

a) sulla congruità delle procedure;
b) sulla esattezza dei calcoli;
c) sulla correttezza interpretativa delle norme di diritto del lavoro o dei contratti collettivi;
d) sulla impostazione organizzativa;
e) sulla precisione delle poste di bilancio e di accantonamento, dai fondi alle singole imputazioni;
f) sulla verifica di fondi previdenziali e finanziari accantonati dalla società o da enti esterni per fare fronte ad accordi di natura previdenziale ed assistenziale.

Come si può notare esiste un’ampia gamma di aspetti che variano dalle semplici norme amministrative a temi di matematica finanziaria.

La revisione contabile del costo del personale è una delle attività più importanti del lavoro di revisione e controllo interno e riguarda essenzialmente l’area burocratico amministrativa, l’area contabile e quella contrattuale.

Area amministrativo-burocratica

La documentazione dei dipendenti

Il fascicolo dei dipendenti, fonte delle informazioni e della documentazione portata dal dipendente al momento della assunzione o costruita dalla ditta durante la vita lavorativa del dipendente.

Esso è costituito da:

Documenti personali:

— fotocopia carta di identità;
— originale stato di famiglia;
— certificazione medica della visita preliminare alla assunzione;
— certificato di vivenza a carico per familiari non conviventi.
— Documenti di lavoro:
— libretto di lavoro (ormai opzionale, ma se inesistente va fatta rilasciare dichiarazione al dipendente della inesistenza del libretto o di non volerlo consegnare);
— dichiarazione del dipendente in caso di ritiro del libretto di lavoro con sua responsabilità;
— nulla osta o documento di comunicazione alla sezione circoscrizionale per l’impiego o all’ufficio speciale categorie protette (se invalido);
— comunicazione all’ufficio provinciale del lavoro per la attestazione della assunzione a part-time o della variazione da part-time a tempo pieno e viceversa;
— dichiarazione relativa alle detrazioni spettanti (e sue variazioni — va fatta ogni anno);
— dichiarazione assegni familiari;
— documenti inoltrati a INPS per maternità;
— autorizzazione Ufficio regionale del lavoro per assunzione contratto di formazione;
— autorizzazione alla assunzione come apprendista.

Documenti contrattuali:

— contratto di impegno alla assunzione;
— lettera o contratto di assunzione;
— lettere e contratti di variazione retributiva;
— contratti speciali per particolari impegni (patto di non concorrenza, patto di reperibilità, accordi specifici vari);
— scheda del dipendente dalla quale risulti sinteticamente:
— se part-time
— se contratto a termine
— se contratto di formazione
— se invalido o altra categoria protetta
— data di assunzione
— data di cessazione e motivo
— variazioni di livello e qualifica intervenute
— corsi di formazione a cui ha partecipato (soprattutto quelli sulla sicurezza)
— accordi per l’uso, la consegna e la restituzione di:
— auto;
— casa;
— computer
— cellulare;
— accordi e regolamenti aziendali (a livello individuale);
— mensa;
— orario di lavoro;
— rimborsi spese;
— infortuni;
— malattie;
— maternità,
— altro.

Foglio riepilogativo della appartenenza del dipendente a accordi collettivi:

— uso attrezzi speciali e dispositivi protezione individuale;
— accordi collettivi su mensa;
— accordi collettivi particolari.

Alcuni di questi documenti, come l’autorizzazione alla assunzione sull’apprendistato o per la definizione di un contratto di formazione, come di una assunzione agevolata per personale proveniente da mobilità, cassa integrazione o disoccupazione di lunga durata, sono documenti essenziali che possono causare l’annullamento dei benefici previsti per tali posizioni.

La documentazione dell’azienda

A questi si aggiungono i documenti aziendali:

— Cedolini paga e fogli riepilogo (o libro paga tradizionale).
— Libro presenze o eventuali cartellini orologio.
— Libro matricola.
— Libro infortuni.
— Note di rimborso spese.

L’omissione sui libri obbligatori, quali il libro matricola o il libro infortuni o l’assenza di cedolini paga (per stipendi pagati ai dipendenti) sono fatti che possono determinare sanzioni abbastanza pesanti.

Occorre, quindi, predisporre una serie di eventi di controllo periodico e di stima delle eventuali sanzioni applicabili.

Area contabile

Sicuramente l’area delle valutazioni degli accantonamenti e della pertinenza dei costi è la più rilevante e interessante.

Si procede ad una valutazione dei costi e degli accantonamenti in modo sistematico e pertinente al fine di valutare se le poste di bilancio sono corrette e corrispondono ai criteri contabili oltre che a rispondere della corretta gestione aziendale.

I punti di riferimento sono:

— per i costi di esercizio:
— il calcolo del cedolino paga;
— il calcolo di imposte a carico dipendente compresi conguagli e acconti;
— il calcolo dei contributi sia a carico dipendente che azienda;
— il calcolo di eventuali riduzioni contributive per benefici o incentivi;
— il calcolo di alcuni istituti che costituiscono credito contributivo come:
— gli assegni familiari;
— le indennità di maternità;
— le indennità di malattia;
— le eventuali indennità per cassa integrazione;
— la verifica dei riepiloghi;
— la verifica degli aspetti formali relativi ai modelli F24 e DM10;
— il calcolo dei contributi INAIL del loro acconto e del saldo.
— Per quanto attiene ai fondi patrimoniali:
— gli accantonamenti per mensilità aggiuntive;
— gli oneri sociali sulle stesse;
— gli accantonamenti per residui di ferie e permessi non pagati e gli oneri sociali corrispondenti;
— gli accantonamenti per TFR.

Area contrattuale

I controlli di questa area riguardano la pertinenza e la aderenza della gestione aziendale al contratto collettivo.

Si ricorda che l’obbligo di applicazione al contratto collettivo deriva o da adesione contrattuale tra le parti o per il fatto che il datore è iscritto ad una della associazioni di categoria stipulati il contratto collettivo o per esplicita situazione di fatto via via confermata.

Il controllo della pertinenza viene effettuato in base all’attività della azienda.

Il controllo della aderenza vien effettuato secondo questi parametri:

a) rispetto dei minimi tabellari nei cedolini paga;
b) rispetto dell’inquadramento dei dipendenti nei livelli contrattuali;
c) rispetto delle mansioni e dei profili professionali secondo le declaratorie e i livelli di inquadramento stabiliti dal CCNL;
d) composizione e rispetto dell’orario di lavoro definito dal CCNL con particolare riferimento a:
1. part-time;
2. invalidi;
3. discontinui e di semplice attesa o custodia;
4. minori;
5. donne in stato interessante.
e) rispetto della banca ore se prevista o a soluzioni sostitutive;
f) rispetto al pagamento delle festività o a situazioni sostitutive;
g) definizione delle modalità di calcolo, maturazione, utilizzo e definizione del residuo per ferie e permessi retribuiti;
h) rispetto di automatismi di carriera e avanzamenti automatici stabiliti dal CCNL;
i) controllo e determinazione delle mensilità aggiuntive, della loro maturazione e dell’accantonamento conseguente;
j) controllo delle voci e degli istituti retributivi considerati utili dal CCNL per la determinazione della base di calcolo del TFR;
k) controllo di alcune liquidazioni;
l) controllo dei premi e dei bonus pagati ad alcune categorie di dipendenti;
m) valutazione dei premi per partecipazione agli utili, delle regalie e dei bonus straordinari;
n) determinazione della correttezza formale nella valutazione del premio di risultato o rendimento;
o) Controllo di situazioni di liquidazione di dipendenti ai quali sia stata pagata l’indennità sostitutiva di preavviso o trattenuto.

Alcuni altri controlli vertono sulla composizione della forza lavoro , sul turn over e sulla situazione della composizione del personale.

Procedura per la revisione contabile del costo del personale dipendente

Revisione contabile

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