Creare un report con la creazione guidata
Impariamo velocemente a costruire un report con la creazione guidata di Microsoft Access
Un report di Access presenta due tipi di contenuto: leinformazioni derivate dai record di una o più tabelle e altro testo e immagini aggiuntivi: un titolo,intestazioni e piè di pagina, testo introduttivo e descrittivo, loghi, sfondi e altri elementi grafici, calcoli basati sul contenuto del database e così via.
È disponibile unacreazione guidata che cipermette di generare velocemente un report con unlayout di base, gli stili associati e un controllo casella di testo con la relativa etichetta per ciascun campo che specifichiamo.
A seconda del report che desideriamo ottenere, potremmo riuscire a svolgere la maggior parte del lavoro mediante la creazione guidata oppure potremmo dover perfezionare il report nella visualizzazione Struttura dopo averlo generato.
Vediamo un esempio:
1. Apriamo il databaseNWind2.mdb
2 Sulla barra Oggetti facciamo clic su Tabelle e quindi clic sulla tabella Prodotti per selezionarla.
Se si seleziona una tabella o unaquery prima di avviare la Creazione guidata report, la tabella o query diventa la base per il report 3 Nel menu Inserisci facciamo clic suReport per visualizzare lafinestra di dialogo Nuovo report. Da notare che Prodotti è già selezionata come tabella sulla quale basare il report.
4 Facciamo doppio clic su Creazione guidata report per aprire la Creazione guidata report (figura 1).
E'anche possibile fare clic su Creazione guidata report nella finestra di dialogo Nuovo report, che viene visualizzata quando si fa clic su Report nell'elenco del pulsante Nuovo oggetto, oppure fare clic sul pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti della finestra del database oppure, ancora, fare doppio clic su Crea un report mediante una creazione guidata nel riquadro Report delle finestra del database.
5 Questa pagina della creazione guidata serve per selezionare i campi da includere nel report.
Facciamo doppio clic sui campi NomeProdotto, QuantitàPerUnità e LivellodiRiordino per spostarli nell’elenco Campi selezionati (figura 2).
I campi vengonovisualizzati in un report nello stesso ordine nel quale sono disposti nell'elenco Campi selezionati della creazione guidata.
E' possibile risparmiarsi la fatica di riordinare i campi nel report se li si immette nella creazione guidata nell'ordine desiderato.
6 Selezionamo Tabella:Categorie nell’elenco Tabelle e/query per visualizzare i campi della tabella Categorie.
7 Facciamo clic su NomeProdotto nell’elenco Campi selezionati per selezionare il campo. Il successivo campo che aggiungeremo verrà inserito sotto il campo selezionato.
8 Facciamo doppio clic su NomeCategoria. La Creazione guidata report ora si presenta come in figura 3.
Se in una maschera o in un report si utilizzano più di due tabelle oppure se si vuole usare la medesima combinazione di tabelle in diverse occasioni, è più efficiente creare una query basata su quelle tabelle e utilizzare la query come base per la maschera o il report.
9 Facciamo clic su Avanti per spostarci allaseconda pagina della creazione guidata: (figura 4).
Quando vengono incluse più tabelle in un report, vengono valutate le relazioni esistenti fra le tabelle e nella procedura guidata ci viene proposto di raggruppare i record in ogni modo logico possibile. In questo caso potremo scegliere di raggrupparli percategoria o per prodotto.
E' possibile fareclic su entrambe le opzioni per vederne una descrizione sul lato destro della pagina.
Se le relazioni fra le tabelle non sono state già stabilite nella finestra Relazioni, dovremo annullare la creazione guidata e stabilirle ora.
10 Accetta l’opzione predefinita per raggruppare i record In base a Prodotti e
fai clic su Avanti.
In questa pagina è possibile specificare tutti i campi che si desidera usare per stabilirelivelli di gruppo. In questo caso desideriamo raggruppare i record inbase all’iniziale dei nomi dei prodotti.
11 Facciamo quindi doppio clic sul nome di campo NomeProdotto perspostarlo nella parte superiore del report simulato sulla destra.
12 Facciamo clic sul pulsante Opzioni raggruppamento in fondo alla pagina per aprire questa finestra di dialogo: (figura 5).
13 Visualizziamo l’elencoIntervalli di raggruppamento, facciamo clic su Prima lettera e quindi clic su OK.
La creazione guidata ora si presenta come nella figura che segue: (figura 6).
14 Facciamo clic su Avanti per visualizzare una pagina nella quale è possibile specificare l’ordinamento e le opzioni di riepilogo.
15 Specifichiamo NomeProdotto come primo campo per l’ordinamento Crescente. Possiamo usare questa pagina per specificare un massimo di quattro campi sui quali effettuare l’ordinamento.
Se tutti i campi contengono informazioni numeriche, il pulsante Opzioni di riepilogo diventa disponibile. Si può fare clic su esso per visualizzare un elenco di campi numerici, ciascuno dotato delle caselle di controllo Somma, Media, Min (minimo) e Max (massimo). Il solo campo numerico in questo report è LivelloDiRiordino e non c’é necessità di riepilogarlo.
16 Facciamo clic su Avanti per visualizzare la successiva pagina della creazione guidata.
In questa pagina è possibile fare clic sulle opzioni contenute nel gruppo Layout per osservare l’aspetto assunto da ciascuna. Nessuna di esse corrisponde esattamente a ciò che cerchiamo, ma Bordato 1 è abbastanza simile all’aspetto desiderato.
17 Facciamo clic su Bordato 1, manteniamo selezionato l’orientamento Verticale e quindi facciamo clic su Avanti per visualizzare un elenco di stili predefiniti.
18 Facciamo clic suRidotto e quindi clic su Avanti per visualizzare la pagina finale dellacreazione guidata.
19 DigitiamoElenco alfabetico dei prodotti come titolo e quindi facciamo clic suFine per visualizzare il report in anteprima: (figura 7).
20 Chiudiamo la finestra del report e quindi chiudiamo il database.
Esempi di Report con Microsoft Access
Tutorials su Microsoft Access
Dr.Maurizio Cucchiara
autore del corso:
"Corso Base di Microsoft Access"
disponibile on line su questo sito
MC2 E-Learning S.a r.l.
Formazione per il Web
http://www.mc2.it/html/access.html
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